Notă de informare RGPD - UMS

NOTĂ DE INFORMARE RGPD

în temeiul Regulamentului (UE) nr. 679/2016

Universitatea „Ovidius” din Constanța, cu sediul în mun. Constanța, Bld. Mamaia nr. 124, cod poștal 900527, telefon/fax +40 241 606407, +40 241 606467, email: Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea., reprezentată legal prin Rector – Prof. univ. dr. Sorin Rugină, în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează datele cu caracter personal ale studenților, cadrelor didactice și absolvenților prin intermediul platformei UMS(University Management System), un produs software integrat, specializat pentru management universitar, în scopul gestionării eficiente a școlarității, a ciclului de viață al unui student din momentul în care aplică pentru a fi admis la universitate până la finalizarea studiilor(și ulterior acestui moment ca absolvent integrat în piața muncii) și parcursului său ca student. Acest lucru este realizat în conformitate cu prevederile Legii nr. 1/2011 – Legea Educației Naționale, precum și cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679/2016(RGPD).

Datele cu caracter personal:numele și prenumele; nume și prenume părinți; data și locul nașterii; domiciliul/adresa; mediul de proveniență urban/rural; codul numeric personal (CNP); seria și numărul actului de identitate; numărul de telefon; adresa de email; denumirea instituției/unității de învățământ absolvită(e); seria/numărul diplomei de studii; locul de muncă (după caz); funcția/profesia (după caz); datele medicale ce atestă aptitudinea de a avea din punct de vedere medical calitatea de student; starea civilă, originea etnică(după caz); confesiunea religioasă(după caz)sunt obținute prin completarea și semnarea cererilor de înscriere la concursul de admitere, cererilor de înmatriculare la studii în cadrul Universității „Ovidius” din Constanța, contractelor de studii, a declarațiilor de consimțământ (după caz), din alte documente interne ale Universității, precum și din documentele/înscrisurile doveditoare atașate acestora. Aceste informații sunt introduse în formă electronică de către Universitate în baza sa de date aferentă platformei software UMS.

Scopul general al colectării datelor îl constituie gestiunea eficientă a școlarității în cadrul Universității „Ovidius” din Constanța, scop pentru care este necesară obținerea în timp real, prin intermediul platformei software UMS, a informațiilor de analiză și sinteză necesare în procesul decizional, precum și îndeplinirea obligațiilor legale care îi revin Universității „Ovidius” din Constanța, de a administra, prelucra și transmite în condiții de siguranță, inclusiv prin intermediul RMU și a celorlalte registre publice prevăzute de lege și numai pentru scopurile prevăzute de legislația în vigoare, datele personale ale studenților, absolvenților și cadrelor didactice. Acest scop general al prelucrarii datelor cu caracter personal prin intermediul platformei software UMS are ca subdiviziuni următoarele scopuri specifice:

1. Organizarea activității academice, domeniu de activitate ce include configurarea structurii Universității pe facultăți, departamente, ani universitari și specializări, întocmirea și gestionarea planurilor de învățământ și a fișei obiectului de studiu(bibliografie, structura programei, materiale didactice, obiective), precum și evidența studenților înscriși la studii;
2. Derularea activităților de admitere a candidaților la studii, platforma software UMS facilitând gestionarea datelor personale și a opțiunilor candidaților(specializările selectate și ordinea acestora, forma de învățământ, notele și mediile cu care candidații participă la examinare etc.), monitorizarea achitării taxelor de admitere, precum și realizarea automată a clasamentului și înmatricularea candidaților admiși;
3. Oferirea unei interfețe ușor de utilizat de către cadrele didactice prin intermediul computerelor, tabletelor și altor dispozitive electronice mobile, în baza unui username și a unei parole, interfață prin intermediul căreia cadrele didactice pot vizualiza și modifica date legate de note sau profilul academic;
4. Gestionarea și repartizarea fondurilor alocate burselor. Pentru facultățile sau departamentele care oferă bursele pe carduri, platforma software oferă posibilitatea generării fișierelor cu bursieri către bănci și emiterea de situații privind plățile studenților;
5. Gestionarea și urmărirea parcursului studentului în cadrul Universității, începând cu momentul înmatriculării și până la absolvire, produsul software permițând calcularea automată și gestionarea creditelor pentru fiecare disciplină, administrarea situației financiare, a situației examenelor finale precum și a situației actelor de studii aferente;
6. Gestionarea tipurilor de abonamente de transport care sunt decontate în mediul universitar și emiterea listelor cu studenții abonați, în funcție de specializări, precum și stabilirea anuală a valorii abonamentelor decontate în funcție de fondurile alocate și de numărul studenților;
7. Planificarea tipurilor de examinări aferente fiecărei discipline, platforma software oferind opțiuni pentru gestionarea situației studenților care au restanțe din anii anteriori, a situației măririlor de note, a situației diferențelor, precum și a situației studenților integraliști;
8. Administrarea cazărilor studenților, activitate realizată în funcție de opțiunile și mediile acestora, și care include stabilirea numărului de locuri repartizate în căminele din patrimoniul Universității fiecărei facultăți, departament, specializare și an de studiu;
9. Administrarea platformei software UMS, funcționalitate dedicată în exclusivitate administratorului sistemului și echipei de implementare UMS, prin intermediul căreia este permisă crearea conturilor utilizatorilor și atribuirea drepturilor de utilizare ale acestora, precum și asigurarea existenței unor mecanisme superioare de protecție și securizare a datelor;
10. Transferarea informațiilor către aplicația RMU(Registrul Matricol Unic), activitate ce presupune maparea informațiilor existente în sistem și exportarea acestora folosind structura specifică a datelor necesare aplicației respectivului registru;
11. Asigurarea unui suport informațional calitativ superior privind evoluția principalilor indicatori ai școlarității, aplicația realizând rapoarte și analize manageriale în formatele solicitate de către Ministerul Educației și Cercetării sau de către Institutul Național de Statistică, rapoarte și analize care pot fi tipărite direct în format hârtie sau salvate în diferite formate electronice;
12. Monitorizarea în timp real a situației obligațiilor financiare pe care le au studenții către Universitate, platforma permițând importul datelor privind plățile efectuate la casieria Universității, prin intermediul băncilor, prin e-commerce sau POS;
13. Facilitarea completării datelor studenților în vederea tipăririi și emiterii diplomelor de studii, evitându-se apariția greșelilor de ortografie și a aspectului neuniform, aplicația utilizând în această privință formulare tipizate care conțin elemente de securitate și care sunt emise de către Ministerul Educației și Cercetării;
14. Asigurarea accesului online al studenților la propriile situații școlare și financiare, prin intermediul creării unui cont web în cadrul platformei UMS care permite verificarea situației rezultatelor la examinări, a planurilor de studii, precum și a situației plății taxelor de studii;
15. Facilitarea comunicării bidirecționale între absolvenți și Universitate, absolvenții având posibilitatea accesării platformei UMS folosind conturile avute ca studenți, precum și posibilitatea transmiterii de date privind istoricul lor profesional post-studii și cea a accesului la informații noi oferite de către Universitate și care le-ar putea fi utile în ce privește cariera profesională sau continuarea parcursului educațional.

Temeiul legal pentru colectarea și procesarea datelor personale ale persoanelor vizate pentru scopurile menționate mai sus îl reprezintă: consimțământul persoanelor vizate, cererile de înscriere la concursul de admitere, cererile de înmatriculare la studii,contractele de studii, Legea nr. 1/2011 – Legea Educației Naționale, Legea nr. 16/1996 a arhivelor naționale, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Datele cu caracter personal prelucrate prin intermediul platformei informatice UMS sunt transmise, prin orice mijloc de comunicare, următorilor destinatari: persoanele vizate (prin intermediul conturilor personale create în cadrul platformei), structurilor Universității precum și angajaților acesteia implicați în derularea activităților ce vizează îndeplinirea scopurilor specifice enumerate mai sus (ex. cadrele didactice, în vederea gestiunii activităților de examinare a studenților prin intermediul platformei), echipei de implementare UMS în cadrul activităților de administrare a platformei ce vizează asigurarea protecției și securizării datelor, instituțiilor/autorităților publice (ex: Ministerul Educației și Cercetării, ARACIS), autorităților fiscale, autorităților de verificare și control, în condițiile stabilite de lege, sau altor entități ale căror activități sunt incidente în activitateaUniversității „Ovidius” din Constanța, sau care au legătură directă ori implicită cu instrumentarea actelor ori procedurilor pentru care persoanele vizate au inițiat raporturile juridice cu Universitatea și care, la rândul lor, sunt operatori de date cu caracter personal.

Persoanele vizate beneficiază de următoarele drepturi privind prelucrarea datelor cu caracter personal: dreptul de restricționare a prelucrării datelor, atâta timp cât acest lucru nu contravine obligațiilor legale ce revin Universității; dreptul la portabilitatea datelor; dreptul de acces cu caracter gratuit la datele cu caracter personal; dreptul la rectificarea sau la ștergerea datelor cu caracter personal („dreptul de a fi uitat”), atâta timp cât acest lucru nu contravine obligațiilor legale ale Universității; dreptul de a retrage oricând consimțământul acordat, în cazul specific în care colectarea și prelucrarea datelor se bazează pe consimțământ și nu intervine o prevedere contractuală sau legală care prevede obligativitatea colectării și prelucrării datelor; dreptul de a nu fi supuse unei decizii individualizate automatizate, inclusiv crearea de profiluri individuale. Pentru exercitarea respectivelor drepturi, persoanele vizate se pot adresa fie la sediul instituției fie la adresa de email Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea..

Datele personale ale persoanelor vizate vor fi prelucrate/păstrate pentru perioada de timp cât acestea sunt studenți sau cadre didactice ale Universității „Ovidius” din Constanța, precum și ulterior acestei perioade, în conformitate cu dispozițiile legale în baza cărora sunt reglementate termene de prelucrare a unor astfel de date, cum ar fi, de exemplu, dispozițiile legale ce reglementează arhivarea documentelor sau dispozițiile legale care reglementează activitatea și funcționarea instituțiilor de învățământ superior.

Persoanele vizate au obligația să furnizeze datele necesare pentru realizarea scopului general și scopurilor specifice menționate mai sus, refuzul furnizării sau furnizarea acestor date în mod incorect și incomplet determinând imposibilitatea inițierii sau, după caz, a executării și finalizării actelor ori procedurilor implicate de către respectivele scopuri de către Universitate, întrucât ar avea drept consecință nerespectarea reglementărilor legale specifice din domeniul educațional.